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Der Trend zur offenen Büroumgebung: Segen oder Fluch für Performance und Gesundheit

• von Sophia Sachs

Um Kosten und Platz zu sparen, gestalten immer mehr Unternehmen ihre Büros als offene Bürolandschaften - sogenannte Open- oder Multi Space Büros – um. Doch was macht dies mit den Mitarbeitenden? Kann man so überhaupt produktiv arbeiten? Wird man nicht ständig abgelenkt? Dieser Blog-Beitrag fasst aktuelle Forschungsergebnisse zu diesem Thema zusammen.

„Liebe Klara, bald ist es so weit, ab Mai wirst Du in einem neuen Büro arbeiten. Damit der Umzug reibungslos läuft….“ Solche oder ähnliche E-Mails haben über die letzten Jahre wohl viele Arbeitnehmende erhalten, deren Firmen in Zukunft auf ein offenes Bürokonzept setzen. Modernität, Mietkosten sparen, Zusammenarbeit fördern, Produktivität erhöhen, das Image verbessern – es gibt viele Gründe für moderne Unternehmen, auf offene Büroumgebungen umzusteigen. In diesen Büros gibt es häufig keine Wände und zugeteilten Schreibtische mehr, dafür flexible Zonen für Meetings, Telefonate oder konzentriertes Arbeiten. 

Eine große Veränderung, auf die Klara und ihre Kolleg:innen sich erstmal einstellen müssen. Während die einen befürchten, dass es viel zu laut und man ständig beobachtet wird, freuen sich die anderen schon auf gemeinsame Kaffeepausen und neue, höhenverstellbare Schreibtische. Wer sitzt neben wem? Wer hat einen schönen Blick aus dem Fenster? Und wieso bekommt der Abteilungsleiter ein eigenes Büro…? Es kursieren viele Fragen, Wünsche, Hoffnungen, und Unsicherheiten. Doch wie wirken diese offenen Büros tatsächlich auf Mitarbeitende? Führt Offenheit zu höherer Leistung, mehr Zufriedenheit oder doch mehr Belastung?

Zu diesen Fragen gibt es international immer mehr Forschung – allerdings viel weniger als man annehmen würde, wo doch Menschen so viel Zeit in ihren Büros verbringen. Außerdem sind die Ergebnisse ziemlich unübersichtlich und teilweise widersprüchlich. Bei solchen unterschiedlichen Ergebnissen ist es als „Nicht-Expert:in“ schwierig, sich eine gesicherte Meinung zu bilden. Es hilft der Blick auf ein aktuelles Review, das versucht, Studienergebnisse über Büroräume generell anhand wissenschaftlicher Qualitätskriterien auszuwerten und zusammenzufassen (Zhang, Du & Chow, 2023). Die Wissenschaftler:innen analysierten 55 Studien und identifizierten fünf Faktoren, mit denen man Büroumgebungen beschreiben kann: (1) die Natürlichkeit des Raumes (Tageslicht, Zimmerpflanzen), (2) die Gestaltung der Innenausstattung, (3) die Raumaufteilung (Büroform- und Layout, Rückzugsmöglichkeiten), (4) Innenklima (Temperatur, Luftqualität, Beleuchtung, Akustik) und (5) Ordnung und Sauberkeit. Es liegt also nicht nur an der Büroform, also ob es sich um offene oder klassische Büros handelt. Stattdessen bildet das Zusammenspiel dieser fünf Raumfaktoren die Voraussetzung dafür, wie gesund, produktiv und gerne Personen in diesem Büro arbeiten können.

Das mehrdimensionale Bild bestätigt sich auch in der Übersichtsarbeit von Marzban und Kolleg:innen (2023). Die Forschungsgruppe hat 40 Studien zu offenen Büroräumen ausgewertet und kommt zu dem Schluss, dass sich die Ergebnisse einzelner Studien dramatisch voneinander unterscheiden. So gibt es Studien mit Hinweisen auf besseres Wohlbefinden in offenen Büros im Vergleich zu Einzelbüros genauso wie Studien, die genau das Gegenteil berichten. Es gibt also Aspekte, wie das oft moderne, ansprechende Design, die flexiblen Nutzungsmöglichkeiten oder erleichterter Austausch mit Kolleg:innen, die positiv wirken. Es sind aber tatsächlich auch negative Punkte wie Lärm oder fehlende Privatsphäre zu verzeichnen. Fest steht: Es kann nicht pauschal gesagt werden, welches Büro das Bessere ist, stattdessen kommt es auf die Gestaltung und selbstverständlich auch die Umsetzung im Team an.

Auf was sollen sich Klara und ihre Kolleg:innen denn nun einstellen? Die gute Nachricht: Es besteht kein Grund, die offenen Büros grundsätzlich zu fürchten. Viele der negativen Erfahrungen entstehen vor allem durch eine unzureichende Umsetzung: wenn Rückzugsräume fehlen, Zonen für Telefonate nicht akustisch abgeschirmt sind oder die Mitarbeitenden nicht wissen, wie sie die neuen Zonen effektiv nutzen können (Marzban et al., 2023). Große Veränderungen lösen häufig Angst, Unsicherheit oder Widerstand aus, das hat aber nicht immer mit der neuen Büroumgebung zu tun.

Für Klara heißt das konkret: Sie kann aktiv Einfluss nehmen, indem sie sich informiert, an Planungsrunden teilnimmt und eigene Wünsche äußert. Solche Mitgestaltungsprozesse helfen, Stolpersteine von vornherein zu vermeiden (Marzban et al., 2023). Gemeinsam mit ihrem Team sollte sie diskutieren: Wie können wir die neue Büroumgebung für uns passend gestalten? Wann können Besprechungszonen genutzt werden? Welche Räume sind für konzentriertes Arbeiten reserviert? Welche Regeln können gemeinsam aufgestellt werden, damit jeder gut arbeiten kann?

Außerdem sollte ihr Arbeitgeber bei Bedarf Schulungen oder Coachings einsetzen. Denn der eigentliche Büroraum ist immer nur die halbe Miete. Ein noch so perfektes Büro hilft Angestellten wenig, wenn es nicht zu den Arbeitsabläufen passt, das Teamklima schlecht ist und es Konflikte mit Führungskräften verstärkt (Marzban et al., 2023).

Zusätzlich hilft ein kontinuierliches Feedbacksystem für die Mitarbeitenden, durch das man im Büroalltag gezielt auf nötig Anpassungen hinweisen kann. So können immer wieder Verbesserungen vorgenommen werden und der Umgang mit den neuen Arbeitsplätzen erleichtert werden. Zusammen mit ergonomischen Möbeln, guter Akustik, ausreichend Tageslicht und Pflanzen schaffen diese Maßnahmen ein Umfeld, in dem Mitarbeitende gesund, zufrieden und produktiv arbeiten. Offene Büros sind also kein Selbstläufer, aber richtig umgesetzt können sie ein modernes, motivierendes und leistungsförderndes Arbeitsumfeld bieten, auf das sich Klara freuen kann.

Literaturverzeichnis

Marzban, S., Candido, C., Mackey, M., Engelen, L., Zhang, F. & Tjondronegoro, D. (2023). A review of research in activity-based working over the last ten years: lessons for the post-COVID workplace. Journal of Facilities Management, 21(3), 313-333. https://doi.org/10.1108/JFM-08-2021-0081

Zhang, X., Du, J., & Chow, D. (2023). Association between perceived indoor environmental characteristics and occupants' mental well-being, cognitive performance, productivity, satisfaction in workplaces: A systematic review. Building and Environment, 246, 110985, https://doi.org/10.1016/j.buildenv.2023.110985

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